Poucas decisões mexem tanto no caixa de uma empresa quanto a escolha do regime tributário — e poucas são tomadas com tão pouca informação. Na prática, a maioria dos empresários herda o regime: entrou no Simples porque “todo mundo entra”, ou ficou no Presumido porque o contador anterior deixou assim. O regime nunca foi simulado com os números reais do negócio.
Este texto explica como comparar os três regimes com número na mesa, e quais variáveis realmente decidem a conta.
Os três regimes, em linguagem direta
Simples Nacional
Reúne oito tributos em uma guia única (DAS), com alíquota que cresce conforme a receita bruta dos últimos 12 meses. O limite de faturamento é de R$ 4,8 milhões por ano. Existe ainda um sublimite de R$ 3,6 milhões para ICMS e ISS: ao ultrapassá-lo, a empresa continua no Simples para os tributos federais, mas passa a recolher ICMS e ISS por fora, pelas regras normais — e muita gente é pega de surpresa por isso.
Simples nem sempre significa barato. Para empresa de serviços com folha pequena, a alíquota inicial do Anexo V é de 15,5%, o que frequentemente perde para o Lucro Presumido.
Lucro Presumido
A Receita presume uma margem de lucro sobre a receita e cobra IRPJ e CSLL sobre essa presunção — independentemente do lucro real. Para serviços em geral, a presunção de IRPJ é de 32%; para comércio e indústria, 8%. Sobre essa base incidem IRPJ de 15% (mais adicional de 10% sobre o que exceder R$ 20 mil de lucro presumido por mês) e CSLL de 9%. PIS e COFINS são cumulativos, somando 3,65% sobre a receita, sem direito a crédito. O limite de receita é de R$ 78 milhões por ano.
É o regime que costuma vencer quando a empresa é lucrativa, tem margem real acima da presumida e poucos insumos que gerariam crédito.
Lucro Real
IRPJ e CSLL incidem sobre o lucro contábil efetivamente apurado, com os ajustes da legislação. PIS e COFINS são não cumulativos: a alíquota nominal sobe para 9,25%, mas há direito a crédito sobre boa parte dos insumos. É obrigatório para alguns setores e para quem ultrapassa R$ 78 milhões de receita.
Costuma ser a melhor escolha para empresa com margem apertada, prejuízo fiscal a compensar ou cadeia de insumos relevante — indústria, distribuição e transporte, por exemplo.
As quatro variáveis que decidem a conta
- A folha de pagamento. No Simples, prestador de serviço com folha equivalente a 28% ou mais da receita bruta migra do Anexo V para o Anexo III, e a alíquota inicial cai de 15,5% para 6%. É o chamado Fator R, e é onde costuma aparecer a maior economia em empresas de serviço.
- A margem real do negócio. No Lucro Presumido você paga sobre a margem que a lei presume. Se a sua margem real é menor que a presumida, você paga imposto sobre lucro que não existiu. Se é maior, o Presumido trabalha a seu favor.
- Os insumos que geram crédito. Empresa que compra muito e revende ou transforma pode recuperar bastante no regime não cumulativo. Empresa de serviço com custo concentrado em gente raramente aproveita esse ganho.
- O perfil dos clientes. Se você vende para empresas do Lucro Real, elas se creditam do que você destaca. Isso influencia preço e competitividade — e, cada vez mais, será decisivo com o IBS e a CBS.
Como fazer a simulação na prática
Uma comparação honesta exige, no mínimo: receita bruta dos últimos 12 meses separada por atividade; folha de pagamento com encargos e pró-labore; custo das mercadorias ou dos serviços vendidos; despesas operacionais; e o CNAE efetivamente exercido. Com esses dados, calcula-se a carga total de cada regime — não só o imposto sobre a receita, mas o efeito combinado com a contribuição previdenciária patronal, que no Simples já está dentro da guia e nos demais regimes vem por fora.
Dois erros comuns aparecem nessa hora: comparar apenas a alíquota do DAS com o IRPJ, esquecendo o INSS patronal de 20% que existe fora do Simples; e simular com a receita de um mês bom, ignorando a sazonalidade que muda a faixa da tabela ao longo do ano.
Quando dá para mudar
A opção pelo Simples Nacional para empresas já existentes se faz em janeiro, com efeito para o ano todo. A opção entre Lucro Presumido e Lucro Real é definida pelo pagamento da primeira quota do imposto do ano. Ou seja: a decisão de janeiro vale por doze meses. Quem simula em março descobre o erro e convive com ele até o ano seguinte.
Por isso a simulação precisa acontecer entre outubro e dezembro, com o ano quase fechado e projeção do seguinte na mão.
O que a transição do IBS e da CBS muda nessa decisão
2026 é ano de teste da reforma tributária: a CBS e o IBS já aparecem com alíquotas simbólicas — 0,9% e 0,1% —, compensáveis com PIS e COFINS, e desde agosto os campos correspondentes passaram a ser preenchidos nos documentos fiscais. Não há impacto financeiro relevante agora, mas há impacto operacional: quem não ajustou sistema e emissão vai chegar despreparado nos anos em que a conta pesa.
Para o Simples Nacional a lógica muda pouco no curto prazo. Para quem vende B2B, no entanto, a possibilidade de o cliente se creditar tende a virar argumento comercial — e isso, em alguns casos, altera a matemática da escolha do regime.
Conclusão
Regime tributário não se escolhe por hábito nem por indicação de terceiros. Escolhe-se por simulação, com os números da própria empresa e revisão anual. A diferença entre o regime herdado e o regime correto costuma ser de dezenas de milhares de reais por ano — dinheiro que já está saindo do caixa, mês a mês, sem ninguém perceber.
Este conteúdo é informativo e não substitui a análise do seu caso concreto por um profissional. As regras citadas refletem a legislação vigente na data de publicação.